Kansen & risico’s van een (tweede) VvE vergadering

VVE VERGADERINGEN 

Wie onderdeel uitmaakt van een Vereniging van Eigenaren heeft te maken met vergaderingen. In deze vergaderingen worden besluiten genomen (bijvoorbeeld het verhogen van de maandelijkse VvE bijdrage of het vaststellen van een (maximaal) bedrag voor groot onderhoud). 

VOORBEREIDING VAN DE VERGADERING EN OP DE VERGADERING 

Het is gebruikelijk dat het VvE bestuur en/of een professionele VvE beheerder de vergadering voorbereidt (agenda samenstellen, uitnodigingen (op tijd) versturen, eventuele bijlagen (bijv. jaarrekening, offertes, etc.) verzamelt en meestuurt.

Op de vergadering zelf is het van belang dat de appartementseigenaren of gevolmachtigden de presentielijst tekenen en dat het aantal vertegenwoordigde stemmen geteld wordt. De voorzitter zit de vergadering voor. Dit is doorgaans een  benoemd persoon of een VvE bestuurder (indien het splitsingsreglement dit toelaat (onder bepaalde voorwaarden).

Het tellen van het aantal vertegenwoordigde stemmen is erg belangrijk. Het aantal vertegenwoordigde stemmen is een vereiste om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Is het benodigde aantal stemmen (quorum) niet vertegenwoordigd, dan betekent dit dat de vergadering niet alle besluiten / beperkte besluiten kan nemen. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de vergadering om de stemmen bij te houden en vast te stellen of sprake is van een rechtsgeldig besluit. De voorzitter moet dus bekend zijn met een eventueel quorum en de benodigde stemverhouding.  

Om besluiten te nemen waarvoor onvoldoende stemmen vertegenwoordigd zijn, dient een tweede vergadering uitgeschreven te worden conform het splitsingsreglement. Hierbij is het niet de bedoeling om deze besluiten in deze eerste vergadering te nemen, want dan is sprake van niet rechtsgeldige besluiten. Wie denkt “ach….niemand dit controleert”, kan van een koude kermis thuiskomen. Er zijn situaties bekend waarbij het VvE bestuur (financieel) aansprakelijk werd gesteld voor het uitvoeren van niet rechtsgeldige VvE besluiten. Als dit om groot onderhoud gaat van bijvoorbeeld € 100.000,-, kan dit behoorlijk in de papieren lopen. Het hebben van een bestuur aansprakelijkheidsverzekering is geen garantie dat het VvE bestuur financieel gedekt is.
Indien sprake is van wanbeleid zal de verzekering niet of beperkt tot uitkering over gaan.

DE TWEEDE VERGADERING 

Bij Verenigingen van Eigenaren waar structureel te weinig stemmen vertegenwoordigd zijn op de (eerste) vergadering, biedt een tweede vergadering uitkomst om alsnog rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Op een tweede vergadering worden immers geen eisen meer gesteld aan het aantal vertegenwoordigde stemmen (geen quorum meer van toepassing). Echter, de benodigde stemverhouding blijft onverminderd van toepassing. Dit betekent dat als er maar één appartementseigenaar of gevolmachtigde aanwezig zou zijn, die rechtsgeldige besluiten kan nemen!  

WEES EROP BEDACHT  

Word je uitgenodigd voor een tweede vergadering, zorg er dan voor dat je bekend bent met de te nemen besluiten voordat je wel of niet naar deze vergadering gaat. Je zult niet de eerste zijn waarbij duur onderhoud en/of verduurzaming door de neus geboord wordt.

Alhoewel ik voorstander ben van slagvaardigheid, kunnen sommige besluiten een grote (soms ongewenste) impact hebben op appartementseigenaren. Ja, een tweede vergadering biedt alsnog de kans om rechtsgeldige besluiten te nemen, maar dit is tevens een risico als besluiten genomen worden waar niemand blij van wordt.